Αν θέλετε να διοργανώσετε μια αξέχαστη εταιρική εκδήλωση, είναι σημαντικό να σκεφτείτε τις απαντήσεις σε 5 “καυτά ερωτήματα”. Εξάλλου, ένα πάρτι είναι τόσο καλό όσο και η σωστή διοργάνωσή του!
Η φιλοξενία μιας εταιρικής εκδήλωσης δεν είναι εύκολη υπόθεση. Απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό και προσοχή στη λεπτομέρεια για να διασφαλίσετε ότι όλα θα πάνε καλά. Ωστόσο, με τη σωστή προσέγγιση, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εκδήλωση που οι καλεσμένοι σας θα θυμούνται για πολλά χρόνια.
Ακολουθούν πέντε ερωτήματα που πρέπει να απαντήσετε αν θέλετε να εντυπωσιάσετε τους καλεσμένους σας και να κάνουν την εκδήλωσή σας να φαίνεται πραγματικά ξεχωριστή:
1. Ποιος είναι ο λόγος που διοργανώνετε την εταιρική εκδήλωση;
Ο προγραμματισμός μιας εκδήλωσης είναι σημαντικό ξεκινήσει αφού πρώτα γνωρίζετε τι είδους πάρτι σχεδιάζετε.
Για παράδειγμα, αν ο στόχος σας είναι η συγκέντρωση χρημάτων για φιλανθρωπικό σκοπό, τότε ορισμένες πτυχές θα χρειαστούν προετοιμασία, όπως τροφοδοσία και διακόσμηση, ενώ άλλες εκδηλώσεις μπορεί απλώς να απαιτούν την ενοικίαση χώρου αρκετά μεγάλου ή ενός χώρου που διαθέτει συγκεκριμένο εξοπλισμό.
Γενικά, όσο πιο ξεκάθαρη είναι η ιδέα από την αρχή μέχρι το τέλος -δηλαδή γνωρίζοντας το μέγεθος/το αντικείμενο μαζί με τον σκοπό- τόσο λιγότερο άγχος θα έχετε!
2. Ποιοι είναι οι καλεσμένοι σας;
Για μια επιτυχημένη εκδήλωση, πρέπει να λάβετε υπόψη τους καλεσμένους σας. Μην ξεχνάτε ότι το εταιρικό event διοργανώνεται ώστε να ευχαριστήσει πρωτίστως το κοινό του. Επομένως, είναι σημαντικό να κατανοήστε τα ενδιαφέροντα των παρευρισκομένων. Ποιοι είναι; Τί μουσική τους αρέσει να απολαμβάνουν; Τι φαγητά προτιμούν; Έχουν κάποια αλλεργία ή κάτι στο οποίο θα πρέπει να είστε προσεκτικοί;
Αν έχετε απάντηση σε αυτά τα ερωτήματα, τότε θα μπορέσετε να “κλείσετε” με μεγαλύτερη σιγουριά και αυτοπεποίθηση το catering, τον DJ και όλα όσα αφορούν το event.
3. Ποιο είναι το budget της εταιρικής εκδήλωσης;
Όταν σχεδιάζετε μια εταιρική εκδήλωση, είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε όλα τα έξοδα και να διασφαλίσετε ότι υπάρχουν αρκετά χρήματα στην άκρη για αυτά. Ένας ρεαλιστικός προϋπολογισμός θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τι χρειάζεστε προκειμένου να μην υπερβείτε το επιθυμητό κόστος.
Ένα σωστά σχεδιασμένο οικονομικό σχέδιο μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο στις διαπραγματεύσεις, δεδομένου ότι θα γνωρίζουν τι μπορούν να σας προτείνουν και τι όχι. Αντιθέτως, αν δεν έχει ειπωθεί τίποτα για το κόστος, τότε μπορεί να προκύψουν προβλήματα που θα σας καθυστερήσουν και θα σας αγχώσουν.
4. Ποιο είναι το θέμα της εταιρικής εκδήλωσης;
Το θέμα της εκδήλωσής σας θα καθορίσει σε ένα πολύ μεγάλο μέρος τη διακόσμηση αλλά και τον χώρο που θα κάνετε το εταιρικό πάρτι.
π.χ. αν πρόκειται να διοργανώσετε μία Χριστουγεννιάτικη εταιρική εκδήλωση, τότε οι γιρλάντες από φυσικά κλαδιά θα ήταν τέλειες, όπως και η επιλογή γήινων χρωμάτων.
Ακόμα όμως και αν η εταιρική εκδήλωση σας δεν έχει ένα συγκεκριμένο θέμα, φροντίστε να υιοθετήσετε ένα συγκεκριμένο στυλ διακόσμησης ώστε να σας βοηθήσει να βρείτε ακριβώς τι θα κάνετε.
5. Πώς θα ενημερωθούν οι καλεσμένοι σας;
Τέλος, αλλά εξίσου σημαντικό είναι να σκεφτείτε πώς θα ενημερώσετε τους καλεσμένους σας για την εταιρική εκδήλωση. Θα γίνει με προσωπική πρόσκληση ή με μία μαζική ανακοίνωση σε μορφή δελτίου τύπου; Θα υπάρχει πρόγραμμα ή ατζέντα διαθέσιμη για την εκδήλωση;
Όπως και αν αποφασίσετε ότι θα τους καλέσετε, ένα είναι το σίγουρο: Για να έχετε μεγαλύτερες πιθανότητες να έρθουν όσο περισσότεροι γίνεται και να στεφθεί η εκδήλωση με επιτυχία, φροντίστε να λάβουν την πρόσκληση όσο πιο έγκαιρα γίνεται.
Σκέφτεστε να διοργανώσετε εταιρική εκδήλωση και δεν ξέρετε από πού να αρχίσετε την προετοιμασία; Επικοινωνήστε με την Tsisma Iconic Events. Είμαστε στην διάθεσή σας για να διοργανώσουμε ένα απόλυτα επιτυχημένο εταιρικό event που θα μείνει αξέχαστο στους καλεσμένους σας!
