Μια εταιρική βράβευση στέκεται ή πέφτει σε τρία σημεία: στο μικρόφωνο, στην οθόνη και στον χρόνο. Αν ακούγονται καθαρά τα ονόματα από το τελευταίο τραπέζι, αν το σωστό slide είναι πάνω όταν ανεβαίνει ο βραβευμένος, και αν κάθε απονομή κλείνει μέσα σε δύο λεπτά, η βραδιά κυλάει χωρίς να το προσέξει κανείς. Αυτό είναι και το νόημα της τεχνικής οργάνωσης: να μην φαίνεται.
Το δύσκολο κομμάτι δεν είναι ο εξοπλισμός. Είναι ότι η λίστα των βραβείων αλλάζει μέχρι το απόγευμα της εκδήλωσης, ο παρουσιαστής βλέπει τη ροή για πρώτη φορά μία ώρα πριν, και κάποιος από τους βραβευμένους θα θελήσει να πει δύο λόγια που δεν ήταν στο πρόγραμμα. Στήνουμε γύρω από αυτή την πραγματικότητα, όχι γύρω από το ιδανικό σενάριο.
Η ροή γράφεται πρώτη, ο εξοπλισμός δεύτερος
Πριν συζητήσουμε ηχεία, θέλουμε το run sheet. Πόσες κατηγορίες, πόσοι ομιλητές, ποιος ανεβαίνει από πού, πότε σερβίρεται το φαγητό. Ο εξοπλισμός προκύπτει από αυτό, όχι το αντίστροφο.
Μια παρατήρηση που έχουμε δει να επαναλαμβάνεται: τα πρώτα δύο-τρία βραβεία ορίζουν τον ρυθμό όλης της βραδιάς. Αν η πρώτη απονομή πάρει τέσσερα λεπτά επειδή κανείς δεν ήξερε από πού ανεβαίνει ο βραβευμένος, η δωδέκατη θα πάρει έξι. Γι’ αυτό περνάμε τα πρώτα τρία βήματα με τον παρουσιαστή στην πρόβα, ακόμα κι όταν μας λένε ότι δεν χρειάζεται πρόβα.
Το δεύτερο που ζητάμε είναι η διαδρομή. Από ποια πλευρά ανεβαίνει κάποιος στη σκηνή, πού στέκεται για τη φωτογραφία, από πού κατεβαίνει. Όταν η άνοδος και η κάθοδος γίνονται από το ίδιο σημείο, δημιουργείται μποτιλιάρισμα στα σκαλιά κάθε φορά που βραβεύονται τρία άτομα μαζί.
Τα μικρόφωνα: εδώ χαλάει πιο συχνά μια εταιρική βράβευση
Αν κάτι πάει λάθος σε μια απονομή, συνήθως είναι το μικρόφωνο. Δεν είναι θέμα ποιότητας εξοπλισμού, είναι θέμα του πώς χρησιμοποιείται.
Οι περισσότεροι ομιλητές που κρατούν χαρτί απομακρύνονται δέκα με δεκαπέντε εκατοστά από το μικρόφωνο χωρίς να το καταλάβουν, γιατί κοιτούν κάτω. Για αυτόν τον λόγο προτιμάμε podium με gooseneck για τις ομιλίες και κρατάμε ένα handheld ως δεύτερη γραμμή, αντί να στηριχτούμε μόνο σε handheld. Το gooseneck δεν φεύγει από τη θέση του.
Δεν δίνουμε ποτέ το ασύρματο στον βραβευμένο όσο βρίσκεται στο τραπέζι. Το μικρόφωνο πιάνει το handling noise, τα βήματα και τα χειροκροτήματα από τριάντα εκατοστά απόσταση, και ακούγεται σαν θόρυβος. Το αφήνουμε στο podium ή το δίνει ο παρουσιαστής πάνω στη σκηνή.
Το feedback στις βραβεύσεις σπάνια έρχεται από υψηλή ένταση. Έρχεται από τη γεωμετρία: ο βραβευμένος γυρίζει προς το κοινό για τη φωτογραφία και περνά μπροστά από το ηχείο με το μικρόφωνο ανοιχτό. Η λύση είναι απλή και την εφαρμόζουμε πάντα: τα ηχεία μπαίνουν μπροστά από τη γραμμή των μικροφώνων, όχι στο ίδιο ύψος με το podium.
Εδώ θα διαφωνήσουμε με μια συνηθισμένη πρακτική. Σε αίθουσες ξενοδοχείων της Θεσσαλονίκης με πολλά ασύρματα συστήματα και πυκνά δίκτυα, τα οικονομικά ασύρματα μικρόφωνα δεν τα έχουμε δει να δουλεύουν αξιόπιστα. Σκανάρουμε συχνότητες επί τόπου την ημέρα της εκδήλωσης, γιατί το φάσμα το απόγευμα δεν είναι αυτό που ήταν το πρωί.
Η οθόνη και τα ονόματα που αλλάζουν την τελευταία στιγμή
Η οθόνη σε μια απονομή κάνει δύο δουλειές: δείχνει ποιος βραβεύεται και κρατά το κοινό προσανατολισμένο όταν δεν ακούγεται καλά μια ανακοίνωση.
Γι’ αυτό δεν ψήνουμε τα ονόματα σε έτοιμο βίντεο. Κρατάμε τα slides επεξεργάσιμα μέχρι την τελευταία ώρα, επειδή η λίστα αλλάζει σχεδόν πάντα. Ένα όνομα που γράφτηκε λάθος σε rendered βίντεο δεν διορθώνεται· σε slide διορθώνεται σε δέκα δευτερόλεπτα.
Θέλει επίσης χειριστή αποκλειστικά στα slides, που παρακολουθεί τον παρουσιαστή και όχι το χρονόμετρο. Όταν αυτή η δουλειά πέφτει στον ίδιο άνθρωπο που κάνει τον ήχο, κάποια στιγμή της βραδιάς θα μείνει πάνω το προηγούμενο βραβείο.
Για το LED wall η άποψή μας είναι συγκρατημένη. Σε αίθουσα που σκοτεινιάζει σωστά και με κοινό κάτω από εκατόν πενήντα άτομα, ένας σοβαρός projector με καλή οθόνη κάνει την ίδια δουλειά με σημαντικά μικρότερο κόστος. Το LED wall αξίζει όταν δεν μπορείς να ελέγξεις το φως: μεσημεριανή εκδήλωση, αίθουσα με τζαμαρίες, ή σκηνικό που πρέπει να φαίνεται με αναμμένα φώτα.
Φωτισμός: τι συζητάμε με τον φωτογράφο πριν ανάψουμε
Ο φωτισμός σε μια βράβευση έχει έναν πελάτη που συχνά ξεχνιέται, τον φωτογράφο. Οι φωτογραφίες της απονομής είναι το υλικό που θα χρησιμοποιήσει η εταιρεία μετά.
Το πιο συχνό λάθος: βάζουμε δυνατό φως πίσω από τη σκηνή για να δουλέψει το λογότυπο στο backdrop, και όλα τα πρόσωπα βγαίνουν σιλουέτες. Ο φωτογράφος το καταλαβαίνει στην πρώτη απονομή, αλλά τότε έχουν ήδη χαθεί δύο-τρεις βραβεύσεις. Το key light πηγαίνει μπροστά, σε ζεστή θερμοκρασία και σταθερή ένταση· το χρώμα και τα εφέ μένουν στους τοίχους και στην πίστα, μακριά από τα πρόσωπα.
Αν ακολουθεί πάρτι μετά την απονομή, αλλάζουμε σκηνή φωτισμού με το κλείσιμο του τελευταίου βραβείου. Είναι το πιο καθαρό σήμα προς το κοινό ότι το επίσημο μέρος τελείωσε, πιο αποτελεσματικό από οποιαδήποτε ανακοίνωση.
Μουσική, χειροκρότημα και πόσο κρατά μια απονομή
Κάθε βραβευμένος θέλει μουσική για να ανέβει. Στην πράξη συνήθως δουλεύουν είκοσι με είκοσι πέντε δευτερόλεπτα. Πιο πολλά και ο άνθρωπος στέκεται άβολα στη σκηνή περιμένοντας να τελειώσει· πιο λίγα και κόβεται το χειροκρότημα στη μέση.
Κάτω από τις ομιλίες η μουσική φεύγει εντελώς. Έχουμε δει αρκετές εκδηλώσεις με διακριτικό υπόβαθρο κάτω από ομιλία και δεν βελτιώνει τίποτα: κουράζει τον ακροατή και δυσκολεύει όποιον δεν έχει τα ελληνικά ως πρώτη γλώσσα.
Τι ρωτάμε πρώτα όταν μας ζητούν προσφορά
Η πρώτη ερώτηση δεν είναι πόσα άτομα. Είναι πόσα βραβεία και πόσοι ομιλητές, γιατί αυτό αλλάζει το σετ περισσότερο από τον αριθμό των καλεσμένων. Σαράντα βραβεία σε κοινό ογδόντα ατόμων είναι πιο απαιτητική βραδιά από τρεις ομιλίες σε κοινό τριακοσίων.
Μετά ρωτάμε για την αίθουσα: ύψος, αντήχηση, φυσικό φως, πού είναι οι πρίζες και αν υπάρχει πρόσβαση για φόρτωση. Μια αίθουσα με γυμνούς τοίχους και ψηλό ταβάνι θέλει άλλη τοποθέτηση ηχείων από μια αίθουσα με μοκέτα και κουρτίνες, με τον ίδιο αριθμό ατόμων.
Και κλείνουμε με το πρακτικό: θα μιλήσουν οι βραβευμένοι ή μόνο θα παραλάβουν, υπάρχει βιντεοσκόπηση ή ζωντανή μετάδοση, και τι ώρα μπορούμε να μπούμε στον χώρο. Τα τρία αυτά καθορίζουν πόσα μικρόφωνα, πόσες γραμμές και πόση ώρα στησίματος χρειάζεται.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσα ασύρματα μικρόφωνα χρειάζεται μια βραδιά βραβεύσεων;
Εξαρτάται από τη ροή, αλλά σπάνια αρκεί ένα. Για τυπική απονομή με παρουσιαστή και ομιλίες βραβευμένων δουλεύουμε με δύο ενεργά συστήματα και ένα εφεδρικό, ώστε μια αλλαγή μπαταρίας να μη σταματήσει τη βραδιά.
Χρειάζεται οθόνη αν τα βραβεία είναι λίγα;
Όχι πάντα. Με τρεις ή τέσσερις βραβεύσεις και καλό ήχο, η οθόνη προσθέτει λίγα. Από επτά-οκτώ και πάνω αρχίζει να βοηθάει πραγματικά, γιατί το κοινό χάνει τη σειρά των κατηγοριών.
Πόση ώρα θέλει το στήσιμο;
Για μια τυπική εταιρική βράβευση σε αίθουσα, υπολογίζουμε τρεις με τέσσερις ώρες μαζί με δοκιμές και πρόβα παρουσιαστή. Αν υπάρχει οθόνη και σκηνικός φωτισμός, θέλει περισσότερο, και χρειάζεται να έχει τελειώσει το στρώσιμο των τραπεζιών.
Μπορεί ο ίδιος άνθρωπος να κάνει τον ήχο της απονομής και DJ μετά;
Ναι, και συνήθως είναι η σωστή επιλογή, επειδή η μετάβαση από το επίσημο μέρος στο πάρτι γίνεται ομαλά. Αν όμως υπάρχουν slides και σκηνικός φωτισμός, θέλει δεύτερο άτομο στην κονσόλα κατά την απονομή.
Ζητήστε προσφορά
Αν σχεδιάζετε βραδιά βραβεύσεων, στείλτε μας τη ροή και τον χώρο και σας λέμε τι χρειάζεται τεχνικά, χωρίς περιττά. Δείτε τι καλύπτουμε σε εταιρικές εκδηλώσεις και πώς δουλεύουμε την ηχητική κάλυψη εκδηλώσεων, ή δείτε παραδείγματα στα corporate events.
