Ένα christmas party εταιρείας κρίνεται σε τρία πράγματα: αν ο χώρος έχει σωστή ακουστική για το μέγεθος του κοινού, αν η ροή της βραδιάς βάζει τις ομιλίες στη σωστή ώρα, και αν ο φωτισμός της αίθουσας μπορεί να χαμηλώσει. Όλα τα υπόλοιπα, από το μενού μέχρι τα δωράκια, μετράνε λιγότερο από όσο νομίζει κανείς.
Το γράφουμε έτσι γιατί τα εταιρικά που «δεν πήραν μπροστά» σχεδόν πάντα χάλασαν σε ένα από αυτά τα τρία, και σχεδόν πάντα ήταν αποφάσεις που είχαν παρθεί εβδομάδες πριν. Παρακάτω είναι τι δουλεύει στην πράξη σε αίθουσες της Θεσσαλονίκης, τι κάνουν λάθος οι περισσότεροι και πού δεν αξίζει να ξοδέψετε χρήματα.
Τα πρώτα σαράντα πέντε λεπτά αποφασίζουν τη βραδιά
Ο κόσμος μπαίνει σε ένα εταιρικό πάρτι επιφυλακτικά. Έρχεται από τη δουλειά, συχνά με το κοστούμι της δουλειάς, και δεν ξέρει ακόμα αν αυτή η βραδιά είναι υποχρέωση ή διασκέδαση.
Αν μπει σε αίθουσα χωρίς ήχο, το αποφασίζει μόνος του: υποχρέωση. Κάθεται στο πρώτο τραπέζι που βρίσκει, μιλάει με τους τρεις συναδέλφους που ήξερε ήδη, και η αίθουσα παραμένει ήσυχη για δύο ώρες. Μετά είναι πολύ δύσκολο να αλλάξει αυτό. Έχουμε δει βραδιές που δεν ξεκόλλησαν ποτέ επειδή το ηχητικό άνοιξε είκοσι λεπτά μετά την άφιξη των πρώτων καλεσμένων.
Το στήσιμο μας είναι έτοιμο και παίζει πριν μπει ο πρώτος. Χαμηλά, αλλά παντού, και κυρίως στην είσοδο και στο μπαρ, όχι μόνο στην πίστα. Ένα δεύτερο μικρό ηχείο στην είσοδο κοστίζει ελάχιστα και αλλάζει τον τόνο με τον οποίο μπαίνει ο κόσμος.
Οι ομιλίες πάνε πριν το κυρίως, όχι μετά το γλυκό
Εδώ διαφωνούμε με την κοινή πρακτική. Τα περισσότερα προγράμματα που φτάνουν σε εμάς βάζουν τον χαιρετισμό της διοίκησης μετά το δείπνο, συνήθως γύρω στις 22:30.
Στις 22:30 το κοινό έχει φάει, έχει πιει, και έχει αρχίσει να κουβεντιάζει ανά τραπέζι. Μια ομιλία εκεί ακούγεται από το ένα τρίτο της αίθουσας, στην καλύτερη περίπτωση. Επιπλέον κόβει τη βραδιά στη μέση τη στιγμή που θα μπορούσε να ανοίξει η πίστα, και μετά θέλει άλλα είκοσι λεπτά για να επανέλθει η ενέργεια.
Όταν ο χαιρετισμός μπαίνει πριν το κυρίως πιάτο, όλοι κάθονται, όλοι ακούν, κρατά πέντε λεπτά και η βραδιά συνεχίζει ανοδικά. Το ίδιο ισχύει και για τις βραβεύσεις προσωπικού, αν υπάρχουν.
Για την κλήρωση δώρων είναι το αντίθετο: πάει αργά, γιατί κρατά τον κόσμο στην αίθουσα. Αν κληρώσετε στις 22:00, στις 22:30 έχει αδειάσει η μισή αίθουσα.
Ο φωτισμός της αίθουσας είναι το πιο συχνό αδιέξοδο
Ρωτήστε το venue, γραπτώς, ένα πράγμα: μπορεί να σβήσει ή να χαμηλώσει τα κεντρικά φωτιστικά ξεχωριστά από τα φώτα του μπουφέ και των διαδρόμων;
Η απάντηση συχνά είναι όχι, και αυτό είναι ένα πρόβλημα που δεν λύνεται την ημέρα της εκδήλωσης. Μια αίθουσα με ψυχρό λευκό φωτισμό στο 100% δεν γίνεται πάρτι, όσα φωτιστικά εφέ κι αν φέρουμε. Ο δικός μας φωτισμός απλώς δεν φαίνεται. Σε πολλά ξενοδοχεία ο φωτισμός είναι σε ένα μόνο κύκλωμα, οπότε ή όλα ανοιχτά ή απόλυτο σκοτάδι στον μπουφέ.
Όταν δεν υπάρχει dimmer, η λύση που δουλεύει είναι να φέρουμε τον δικό μας θερμό φωτισμό στα τραπέζια και στους τοίχους, ώστε η αίθουσα να έχει δικό της φως χαμηλής στάθμης και να μπορούν τα κεντρικά να κλείσουν τελείως. Κοστίζει, αλλά είναι η διαφορά ανάμεσα σε δείπνο και σε βραδιά.
Μια πρακτική λεπτομέρεια: τα φωτιστικά στους τοίχους θέλουν ρεύμα από πρίζες στην περίμετρο, που σε αίθουσες δεξιώσεων συχνά είναι λίγες και πίσω από κουρτίνες. Αξίζει να ελεγχθεί στην αυτοψία, όχι την ημέρα του στησίματος.
Πού μπαίνει ο DJ και γιατί έχει σημασία για τα πίσω τραπέζια
Σε αίθουσες ξενοδοχείων ο μπουφές συνήθως καταλαμβάνει την μία πλευρά, οπότε ο χώρος για την κονσόλα μένει στην άκρη, μακριά από την πίστα. Το αποτέλεσμα είναι γνωστό και άσχημο: για να ακούγεται η πίστα, η ένταση στα κοντινά στα ηχεία τραπέζια γίνεται ανυπόφορη.
Δεν λύνεται με περισσότερη ένταση. Λύνεται με δύο μικρότερα ηχεία τοποθετημένα κοντά στην πίστα και χαμηλότερη γενική στάθμη από τα κύρια. Έτσι ο κόσμος που χορεύει ακούει δυνατά και ο κόσμος που κουβεντιάζει ακούει κανονικά. Αυτή η κατανομή είναι η πιο συχνή διόρθωση που κάνουμε σε εταιρικά και σπάνια τη ζητά κάποιος εκ των προτέρων.
Αν υπάρχει βίντεο απολογισμού χρονιάς, κρατήστε την οθόνη μακριά από τη θέση του DJ. Μετά το βίντεο τα φώτα πάνε στη σκηνή, και αν η οθόνη είναι πίσω από την κονσόλα, η κονσόλα γίνεται το κέντρο της προσοχής τη λάθος στιγμή.
Πού δεν αξίζει να ξοδέψετε
Σε δείπνο εταιρείας κάτω από εξήντα άτομα, το LED wall σπάνια αποδίδει. Η αίθουσα είναι μικρή, ο κόσμος κάθεται κοντά, και μια καλή οθόνη με projector κάνει την ίδια δουλειά για το βίντεο της χρονιάς. Τα ίδια χρήματα σε θερμό φωτισμό αλλάζουν αισθητά περισσότερο τη βραδιά.
Το ίδιο ισχύει για πολύ σύνθετα θεματικά setups. Έχουμε στήσει αρκετά και η αλήθεια είναι ότι σε εταιρικό κοινό που έρχεται από το γραφείο, τα κοστούμια και τα props μένουν συνήθως αχρησιμοποίητα. Ένα 360 video booth δουλεύει καλύτερα, επειδή δεν απαιτεί από τον καλεσμένο να μπει σε ρόλο: αρκεί να σταθεί.
Ένα πράγμα για τα booth που μάθαμε δύσκολα: αν μπει σε σκοτεινή γωνία της αίθουσας, το βίντεο βγαίνει θορυβώδες και κανείς δεν το μοιράζεται. Θέλει δικό του φως και θέση που τη βλέπουν οι καλεσμένοι από το μπαρ. Αν στα πρώτα είκοσι λεπτά δεν το χρησιμοποιήσει κανείς, συνήθως δεν το χρησιμοποιεί κανείς όλη τη βραδιά.
Το πρόγραμμα που δουλεύει στα περισσότερα christmas party εταιρείας
Σε αδρές γραμμές, και με την επιφύλαξη ότι κάθε εταιρεία έχει τη δική της κουλτούρα:
- Υποδοχή με welcome drink και ήχο σε χαμηλή στάθμη, 30 με 45 λεπτά.
- Χαιρετισμός διοίκησης πριν το κυρίως, πέντε λεπτά, με ασύρματο χειρός και δεύτερο σε αναμονή.
- Δείπνο με γιορτινό ρεπερτόριο, χαμηλά φωνητικά.
- Βίντεο χρονιάς ή βραβεύσεις αμέσως μετά το κυρίως, όσο όλοι κάθονται.
- Άνοιγμα πίστας με το γλυκό, σταδιακό σβήσιμο κεντρικού φωτισμού.
- Κλήρωση δώρων αργά, γύρω στη μία, και επιστροφή στην πίστα αμέσως μετά.
Αυτή η σειρά έχει ένα πλεονέκτημα που δεν είναι προφανές: όλες οι διακοπές της μουσικής συμβαίνουν πριν ανοίξει η πίστα. Μετά το άνοιγμα, η βραδιά δεν σταματά παρά μία φορά.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο πριν πρέπει να κλείσουμε εξοπλισμό και DJ για τον Δεκέμβριο;
Ο Δεκέμβριος είναι ο πιο πυκνός μήνας της χρονιάς για εταιρικά και οι Παρασκευές κλείνουν πρώτες. Από τον Οκτώβριο και μετά οι επιλογές σε ημερομηνίες και σε εξοπλισμό στενεύουν αισθητά, γι' αυτό προτείνουμε να κλείνει τουλάχιστον δύο μήνες πριν.
Χρειαζόμαστε ξεχωριστό μικρόφωνο για τις ομιλίες;
Ναι, και κατά προτίμηση δύο. Το ένα είναι το βασικό ασύρματο χειρός και το δεύτερο η εφεδρεία, γιατί μια μπαταρία που τελειώνει στη μέση του χαιρετισμού είναι το πιο ενοχλητικό που μπορεί να συμβεί σε εταιρική εκδήλωση.
Μπορείτε να δουλέψετε σε χώρο που δεν έχει καθόλου εξοπλισμό;
Ναι, φέρνουμε ηχητικό, φωτισμό και μικροφωνικά. Το μόνο που θέλουμε να ξέρουμε εκ των προτέρων είναι η διαθέσιμη παροχή ρεύματος και αν υπάρχει πρόσβαση για φόρτωση κοντά στην αίθουσα.
Παίζει ρόλο αν η εκδήλωση είναι σε εστιατόριο και όχι σε αίθουσα;
Παίζει πολύ. Τα εστιατόρια έχουν συνήθως χαμηλότερα ταβάνια και περισσότερα μαλακά υλικά, που βοηθούν στον ήχο αλλά αφήνουν λιγότερο χώρο για φωτισμό και πίστα. Στην πράξη χρειάζονται λιγότερα ηχεία και πιο προσεκτική τοποθέτηση.
Ζητήστε προσφορά
Πείτε μας χώρο, ημερομηνία, αριθμό ατόμων και αν θα υπάρχουν ομιλίες, και θα σας στείλουμε πρόταση με ήχο, φωτισμό και ροή βραδιάς. Δείτε πώς δουλεύουμε σε εταιρικές εκδηλώσεις ή τι περιλαμβάνει ένα DJ set για εταιρική εκδήλωση στη Θεσσαλονίκη.
