Ein 360 Video Booth funktioniert bei einem Firmenevent dann, wenn drei Dinge stimmen: sein Standort im Saal, die Beleuchtung rundherum und jemand, der die ersten Aufnahmen in Gang bringt. Die Technik ist der einfache Teil. Ob die Gäste ihre Videos am Ende teilen, entscheidet der Aufbau, nicht die technischen Daten der Kamera.
Bei Firmenveranstaltungen gilt eine andere Logik als bei einer Hochzeit. Hier ist das Booth nicht nur Unterhaltung. Es ist Content mit dem Logo des Unternehmens, der den Saal innerhalb einer Minute verlässt und auf Dutzenden Profilen landet. Das verändert, wo Sie es aufstellen und wie Sie es einrichten.
Was ein 360 Video Booth in Thessaloniki von der Location braucht
Eine freie Fläche von etwa drei mal drei Metern und, was am häufigsten übersehen wird, Höhe. Der Arm rotiert über den Köpfen der Gäste und benötigt mindestens 2,6 Meter freien Raum.
In den Hotelsälen der Stadt ist das Hindernis selten der Boden. Es sind die Leuchten in der abgehängten Decke, die Durchsagelautsprecher und die Sprinklerköpfe. Wir sind schon in Säle gekommen, in denen die einzige Stelle mit ausreichender Höhe direkt vor dem Notausgang lag, was natürlich nicht geht. Deshalb besichtigen wir die Location oder bitten vor dem Angebot um Fotos der Decke, nicht nur um die Quadratmeterzahl.
Der Strom braucht eine eigene, saubere Leitung, getrennt vom Stromkreis der Tanzflächenbeleuchtung. Hängt das Booth am selben Kreis wie Dimmer, ist im Ton der Clips ein Brummen zu hören. Nicht immer, aber oft genug, dass wir es nicht riskieren.
Die Beleuchtung ist es, die die Videos verdirbt
Das Booth hat ein eigenes LED-Licht am Arm, und genau das führt in die Irre: Weil es leuchtet, nimmt man an, es reiche aus. Es reicht nicht.
In einer dunklen Ecke des Saals muss die Kamera die Empfindlichkeit hochfahren, und das Ergebnis wird körnig. Auf dem Handy sieht man es sofort, anders als in der kleinen Vorschau. Das zweite Problem ist die Farbe: Wenn zwei Moving Heads die Tanzfläche in Lila und Grün abfahren, werden die Gesichter eingefärbt und lassen sich nachträglich nicht mehr korrigieren. Wir wollen neutrales, konstantes Licht rund um das Booth, und die farbigen Effekte bleiben auf der Tanzfläche.
Eine praktische Regel, die wir anwenden: Wenn Sie am Standort des Booths stehen und einen Namen auf einer Visitenkarte lesen können, ohne sich anzustrengen, reicht das Licht.
Warum die ersten zwanzig Minuten über den Abend entscheiden
Das ist das Wahrste, was wir über Booths gelernt haben, und das am wenigsten Offensichtliche. Bleibt das Booth am Anfang leer, bleibt es leer.
Bei einem Firmenpublikum geht niemand als Erster hin. Man wartet, bis es jemand anderes tut. Vergeht eine halbe Stunde ohne Schlange, rutscht das Booth in die Kategorie „Dekoration“ und kommt dort nicht mehr heraus, selbst wenn es drei Stunden steht. Deshalb schicken wir immer eine Betreuungsperson mit, die die ersten Aufnahmen in Gang bringt: Sie lädt zwei oder drei Gruppen ein, zeigt ihnen, wohin sie schauen sollen, und hält den Rhythmus.
Der Standort hilft oder schadet in genau derselben Weise. Das Booth gehört auf den Weg vom Eingang zum Welcome-Drink, an eine Stelle, die man beim Hereinkommen sieht. Es gehört nicht in eine Ecke und, wenn möglich, nicht in die Nähe des Buffets: Mit Glas und Teller in der Hand steigt niemand auf die Plattform.
Branding, QR-Galerie und das WLAN, das nicht mitkommt
Bei Firmenevents ist der Grund für die Buchung eines Booths meist das Branding. Ein Overlay mit dem Logo, die Unternehmensfarben, der Hashtag der Veranstaltung, ein kurzer Intro-Frame. All das wird vorher vorbereitet, nicht am Veranstaltungstag, und dafür braucht es Dateien in ordentlicher Auflösung vom Marketing.
Der Teil, der in der Praxis am häufigsten scheitert, ist das Teilen. Der sofortige Download per QR-Code ist das, was die Shares bringt, und er hängt vollständig vom Netzwerk der Location ab. Das WLAN von Tagungsräumen ist mit zweihundert Handys im Saal fast immer überlastet, deshalb bringen wir einen eigenen 4G-Router mit. Wenn auch der keinen guten Empfang hat, vor allem in Kellersälen, werden die Clips lokal gespeichert und nach der Veranstaltung in eine Galerie hochgeladen. Wir sagen das von Anfang an, denn es ist die häufigste Enttäuschung: Die Gäste erwarten das Video innerhalb von zehn Sekunden auf ihrem Handy.
Wenn Ihnen vor allem der Content wichtig ist, der danach bleibt, lohnt sich auch ein Blick auf unser 360 Video Booth in Thessaloniki in Kombination mit einem Gästebuch. Beide funktionieren unterschiedlich, und Sie brauchen nicht immer beides.
Wie lange und für wie viele Gäste
Bei einem Firmenevent mit rund 150 Personen decken zwei Stunden Betrieb bequem alle ab, die auf die Plattform steigen werden. Über drei Stunden hinaus haben wir es selten voll gesehen. Die Schlange löst sich nach der zweiten Welle von selbst auf, und danach steht das Booth still.
Die Verteilung ist nicht gleichmäßig. Die erste Welle kommt beim Empfang, die zweite nach dem offiziellen Teil, wenn der Saal lockerer wird. Die Zeit dazwischen, während jemand vom Podium spricht, ist tote Zeit, und dann schalten wir in der Regel die Musik des Booths ab, damit sie nicht stört.
Wann wir es nicht empfehlen würden
Bei einer Preisverleihung mit Bühnenprogramm, bei der die Gäste fast den ganzen Abend sitzen, bleibt das 360 Booth ungenutzt. Dort empfehlen wir ein Mirror Booth oder ein Gästebuch, die im Vorbeigehen funktionieren und bei denen niemand auf eine Plattform steigen muss.
Dasselbe gilt bei streng formellem Dresscode. Langes Kleid und hohe Absätze auf einer Plattform, um die ein Arm rotiert, sind keine angenehme Situation, und das sieht man im Ergebnis: Die Aufnahmen wirken verkrampft. Das heißt nicht, dass es nicht geht. Es heißt, dass weniger Gäste hinaufsteigen werden, als Sie einplanen.
Und noch etwas, entgegen der gängigen Praxis: Unter 300 Gästen würden wir keine zwei Booths im selben Saal empfehlen. Die Schlange teilt sich, das Gefühl, dass dort etwas los ist, geht verloren, und am Ende laufen beide nur halb.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Aufbau?
Rechnen Sie mit etwa einer Stunde für das Booth, plus der Zeit zum Testen von Netzwerk und Branding. Wir haben es gern eine halbe Stunde vor Saalöffnung fertig, denn Netzwerkprobleme lassen sich nicht lösen, wenn die Gäste schon im Raum sind.
Kann das Firmenlogo in die Videos eingebunden werden?
Ja, als Overlay auf jedem Clip, zusammen mit Farben und Hashtag. Wir benötigen die Dateien als Vektorgrafik oder in hoher Auflösung einige Tage im Voraus.
Funktioniert es im Freien?
Ja, mit zwei Einschränkungen: Es braucht einen festen, ebenen Untergrund und Windschutz, und nach Sonnenuntergang eine eigene Beleuchtung, weil die Kamera sonst kein Licht zum Arbeiten hat.
Erhalten wir die Dateien im Anschluss?
Ja, alle Clips werden in einer Galerie per Link übergeben. Nützlich für das Marketing, sofern die Einwilligung der Mitarbeitenden zur Verwendung in öffentlichen Beiträgen vorliegt.
Sollen wir uns Ihren Saal ansehen?
Schicken Sie uns Location, Datum und die ungefähre Gästezahl sowie, falls vorhanden, ein Foto des Saals mit der Decke. Wir sagen Ihnen, ob es passt, wo wir es aufstellen würden und was die Location bereitstellen muss. Sehen Sie auch, was wir sonst bei Firmenevents übernehmen.
